Gestire la sede estera di una società: quanto costa il Virtual Office

I servizi offerti: dipende dalle offerte del momento

Tutte le agenzie e società che si occupano della “gestione” dell’ufficio virtuale fanno delle proposte modulari, che possono arrivare ad includere anche l’affitto di un ufficio fisico in Italia (normalmente per le grandi città come Roma, Milano, ma anche in province comunque importanti per alcuni settori di business come Bologna, Brescia, ecc) od all’estero (Londra in primis), per un breve lasso di tempo, così da garantire una facciata più solida quando un professionista, che si avvale dell’ufficio virtuale, deve o vuole incontrare un proprio cliente (vedi Come aprire una società europea). I pacchetti base comprendono sempre:

• servizio di segretarie multilingue;
• indirizzo dove ricevere la corrispondenza;
• numero o linea telefonica dedicata.

A questi vengono aggiunti altri servizi, che servono per semplificare la gestione, mantenendo i livelli di professionalità a livelli sempre elevati. I costi inevitabilmente dipendono dal livello di specializzazione del servizio e dalla completezza, ma ciò che è garantita è la flessibilità di costi da sostenere, che possono essere modulati, senza problematiche amministrative, anche in funzione della stagionalità del lavoro svolto (intensificandole nei periodi più intensi, e riducendole quando il lavoro diminuisce). Nell’ottica di una società offshore, la scelta dell’ufficio virtuale garantisce una fondamentale presenza all’estero, sia nelle fasi in cui si sta avviando un rapporto al di là della propria portata territoriale che per mera ‘visibiltà’, mantenendo un profilo basso sul fronte dei costi. Aspetto fondamentale ad esempio in alcune attività anch’esse virtuali come nel caso di società e-commerce offshore.

Quale scegliere?

Considerato che lo scopo principale dell’uso dei questo genere di uffici è dovuto alla volontà di aumentare la propria visibiltà e credibilità (vedi anche Società di comodo) ed allo stesso tempo contrarre i costi di gestione del proprio business, eliminando il surplus non indispensabile, la scelta andrebbe fatta valutando la qualità dei servizi base, e i relativi costi, scegliendo luoghi di prestigio all’estero. I servizi aggiuntivi non essenziali (come sconti o ingressi gratuiti in club, lounge, ecc) devono invece essere valutati solo quando diventano effettivamente necessari. Fermo restando che trattandosi di un servizio, nulla impedisce di guardarsi intorno e spuntare condizioni migliori da un’agenzia concorrente.

Esempi delle migliori proposte

• Per chi cerca una società in grado di offrire uffici virtuali in Italia, tanto nelle grandi città come Roma e Milano, che nelle province più piccole, con un servizio sia con carattere temporaneo che permanente, ma senza rinunciare ai benefici di un’offerta su misura per il rapporto tra servizi/tariffe, la Virtual Office presenta una vasta gamma di alternative. Come costi si parte da quella base, da 50 euro al mese, a quella avanzata da 99 euro al mese. In aggiunta si può scegliere la domiciliazione legale e il teleswitching con 25 euro al mese in più. Se invece si vuole usufruire di un’offerta a consumo, con noleggio di sale riunioni, segretaria dedicata, ecc, si va dai 60 euro del primo, ai 23 euro l’ora per la seconda. Sconti per contratti superiori a tre mesi;
• Per chi vuole un servizio di sola segreteria troviamo Segretaria24 che offre pacchetti personalizzati con, in promozione, 30 giorni gratuiti ed un benefit di 100 euro sempre per questo periodo.
• Un’altra alternativa proviene dalla Regus, che affianca il servizio di affitto di uffici con quello degli uffici virtuali, dalla messa a disposizione di una segretaria, a domiciliazione postale, riferimento dei recapiti di una società, domiciliazione legale. Il meccanismo si basa sulla vendita di pacchetti più o meno accessoriati, con sistema modulare. Non c’è un vero e proprio tariffario, perché si punta sulla personalizzazione dell’offerta. Come promozione, un mese gratis per contratti di almeno 12 mesi;
• Per chi invece vuole una presenza all’estero, l’alternativa si ha con le numerose società presenti online e non che offrono aiuto anche nelle fasi di apertura nei vari paesi (molti dei quali più o meno apertamente paradisi fiscali). Se si vogliono scorporare vari servizi, molto presente specialmente nei paesi anglosassoni (con sedi in London, negli Usa, ecc) è la Juis Plus+ Virtual Office.